Quinta-feira, dez e vinte. O caminhão da distribuidora encosta na porta com dezoito volumes: sacos de ração, dois fardos de areia, uma caixa de antipulgas. A Rita está no balcão com a tutora do Thor, um golden que acabou de sair do secador, e o entregador quer o canhoto assinado para seguir viagem.
Ela assina, empilha as duas vias atrás do monitor junto com as de terça, e volta para o Thor.
Na sexta de manhã alguém abre aquela pilha e começa a digitar. Trinta e dois itens, quatro parcelas, uma manhã inteira. E tudo o que essa pessoa digita já existia, escrito, desde a hora em que o fornecedor emitiu a nota.
A informação chega inteira e partida em quatro pedaços
A nota fiscal não é o papel que o entregador deixou. O papel é o DANFE, uma foto da nota. A nota mesma é um arquivo — o XML — e nele estão o item, a quantidade, o custo, o código de barras, o NCM e, na compra a prazo, cada parcela com valor e vencimento.
Falta de informação não é o problema. Ela chega partida em quatro pedaços: a mercadoria pela porta, o papel na mão do entregador, o boleto no WhatsApp do vendedor dois dias depois, e o XML — quase sempre — em lugar nenhum. E chega em hora de movimento: quem recebe está atendendo, e quem lança é outra pessoa, dois dias depois, que não viu a mercadoria descer.
Tem ainda uma armadilha na digitação. O custo real do item não é o valor unitário da linha: entram por cima o ICMS-ST, o IPI, o frete, o seguro e as outras despesas, e sai o desconto. Quem copia a linha registra um custo menor do que a loja pagou, e monta o preço de venda em cima dele.
O que a pilha atrás do monitor custa
O tempo é a parte visível, e é a menor.
O preço fica atrasado. Enquanto a nota não entra, o custo que você tem é o da compra anterior. O saco que subiu no meio do mês continua saindo pela etiqueta do mês passado.
O estoque conta outra história. A mercadoria está na prateleira e não está no controle. Aí você compra de novo o que já tem, ou recusa uma venda achando que acabou.
A parcela aparece só quando vence. Enquanto ninguém lança as duplicatas, aquele compromisso não existe em lugar nenhum, e você acha que tem mais dinheiro do que tem.
A outra perda não aparece em real nenhum. Sem conferência na porta, a divergência aparece vinte dias depois, quando o prazo do distribuidor já passou. Vira a sua palavra contra a dele, e você aceita, porque o entregador foi embora com o canhoto assinado. Do lado do cliente dá no mesmo: quem vem buscar a ração que a etiqueta diz que existe, e não tem, compra na outra loja.
A aritmética é sua. Cronometre uma nota do começo ao fim e conte quantas entram no mês. Depois pegue os dez produtos que mais vendem e veja em quantos o custo anotado é o da última nota. São esses dois números que decidem se vale mexer no processo.
Como pedir o XML ao fornecedor e conseguir
O fornecedor manda o XML se você pedir. O que não funciona é pedir uma nota por vez, para a pessoa errada.
Abra um endereço só para nota. Uma conta de e-mail gratuita que ninguém usa para conversar. Ela existe para receber arquivo e para achar arquivo depois.
Ponha esse endereço no seu cadastro, lá no distribuidor. É o campo de e-mail do destinatário, e é dele que a maioria dos emissores dispara o XML sozinha, no minuto em que a nota sai. Peça ao vendedor para atualizar o cadastro e confira na nota seguinte. Pedir pelo WhatsApp resolve uma nota; arrumar o cadastro resolve todas as próximas.
Peça na hora do pedido, não na hora da cobrança. Uma frase, sempre a mesma, no fim do pedido: "manda o XML da nota nesse e-mail, junto com o boleto".
Se vier só o PDF, cobre no mesmo dia. XML pedido trinta dias depois vira caçada, com "vou verificar" e com a nota já paga.
Guarde por mês. Uma pasta por mês na nuvem, com fornecedor e número da nota no nome do arquivo. Confira que é XML de verdade, e não um PDF renomeado.
O contador já tem metade disso
O escritório de contabilidade recebe as notas emitidas contra o seu CNPJ, porque é assim que ele fecha o seu mês. Esse material é seu. Peça três coisas, uma vez, e depois todo mês no mesmo dia:
- O pacote de XMLs de entrada do mês, num arquivo compactado.
- A lista das notas que chegaram no seu CNPJ, com fornecedor, número, valor e data.
- A resposta sobre a manifestação do destinatário: quem faz, e o que ele espera de você quando aparece uma nota estranha.
A lista é o que vale mais. Cruze com a sua pasta e duas coisas aparecem sozinhas: nota que ele tem e você não recebeu, e nota emitida contra o seu CNPJ que você não reconhece — essa é caso de ligar no mesmo dia.
A conferência de dez minutos, com o entregador ainda na porta
Assinar o canhoto é aceitar a mercadoria. Tudo o que dá para negociar acontece antes dessa assinatura. Quem recebe precisa saber isto de cor:
- Confira o CNPJ do destinatário. É a sua loja, e não a outra unidade nem outro cliente da rota.
- Conte os volumes e abra o que é caro ou frágil, medicamento e antipulgas na frente.
- Confira quantidade e unidade, linha por linha. Caixa com doze, saco de quinze quilos, fardo com seis. Unidade errada sobrevive meses, porque o valor total bate.
- Olhe a validade do que é perecível. Recusar na porta leva dois minutos; devolver na semana seguinte leva um mês.
- Anote a divergência no verso das duas vias, com o entregador olhando, e fotografe antes de ele sair.
- Escreva à caneta, na nota: quem recebeu e o dia.
A planilha de notas tem duas abas, e uma delas é de parcelas
Para o dinheiro, planilha — numa pasta compartilhada que você abre do celular.
Aba 1 — Notas. Uma linha por nota, escrita no dia em que a mercadoria entra, nunca no dia do pagamento:
- Data de entrada e Fornecedor.
- Nº da nota, do jeito que está no papel.
- Chave de acesso — os 44 dígitos impressos no DANFE, ou os seis últimos. É essa coluna que impede a mesma nota de entrar duas vezes.
- Valor total da nota e Nº de parcelas.
- Quem recebeu — o nome de quem assinou o canhoto.
- Conferida e XML na pasta — sim ou não, sem meio-termo.
Aba 2 — Parcelas. Uma linha por parcela, e não uma por nota: Nº da nota, Fornecedor, Vence em, Valor, Pago em e Forma.
A soma das parcelas de uma nota tem que dar o valor total dela. Quando não dá, ou você leu a nota errado, ou aquele boleto é de outra coisa.
Sobra o custo. No dia em que a nota entra, atualize o custo dos itens que mudaram e marque os que subiram. Rateie frete e ICMS-ST pelos dez itens que pesam, não pelos trinta e dois.
A meia hora de segunda-feira
Lista que ninguém abre é papel. O que transforma a planilha em dinheiro é um horário fixo, toda semana, com nome e dia marcados. Segunda de manhã, antes de a loja encher:
- Fecha a semana anterior na aba Notas — toda nota da pilha com XML na pasta e com Conferida preenchida.
- Ordena a aba Parcelas por Vence em e separa o que vence nesta semana.
- Confere cada boleto contra a linha da parcela: valor igual, número da nota igual. Boleto sem linha ninguém paga antes de descobrir de onde ele veio.
- Revisa o preço dos itens marcados com custo novo e troca a etiqueta no mesmo dia.
Onde esse processo quebra, e é bom saber antes
Ele funciona, e vale começar nesta semana. Mas tem quatro limites conhecidos.
O volume. Quatro notas por semana cabem numa manhã. Quinze notas de trinta itens, não. A conferência item por item é a primeira coisa que sai da agenda, e sai calada.
A semana cheia. No feriado, na véspera do Natal, no dia em que dois faltam, a pilha cresce — e é na semana de mais compra que menos nota entra.
O funcionário novo. Ele assina o canhoto porque o entregador está com pressa e porque assinar parece educado. Ninguém contou a ele que assinatura é aceite.
O dono que viajou. A meia hora de segunda tem uma pessoa só. Quando ela falta, as parcelas não entram e o boleto vence antes de você abrir a planilha.
Ficam ainda dois furos: a mesma nota lançada duas vezes, que sai do caixa dobrada, e o produto que entra sem classificação fiscal — vira estoque e vira venda sem reclamar, e trava no dia em que você emitir a nota de venda dele.
No Pegasus, a nota do fornecedor entra lida
A nota chega por dois caminhos, e os dois terminam na mesma conferência.
Notas recebidas. A caixa vem no Max e, no Essencial e no Gestão, com a NFC-e ou a NFS-e contratada à parte. Você habilita o recebimento uma vez e, dali em diante, toda nota emitida contra o CNPJ da loja aparece nela, no menu Fiscal: o fornecedor, o número, a data e o valor, sem ninguém pedir arquivo.
Nos primeiros 10 dias depois da emissão, você dá ciência; depois deles, confirma a compra. A SEFAZ costuma liberar o XML em alguns minutos, e a nota passa para Em conferência. A que você não reconhece, você desconhece ali mesmo. Quando faltam 15 dias ou menos dos 90 que a SEFAZ dá para responder, a linha fica amarela. E as notas que esperam a sua conferência aparecem no painel que abre a loja.
Entrada por XML. Quando o arquivo já está na sua mão, mandado pelo fornecedor, você carrega ele direto, pela tela de Produtos ou pela própria caixa de notas recebidas.
Nos dois casos a tela vem preenchida: os itens com quantidade, o fornecedor, e o custo por unidade já calculado com ICMS-ST, IPI, frete, seguro e outras despesas, menos o desconto — o custo que a loja pagou, não o valor da linha.
Produto que já existe entra pelo código de barras, e depois pelo nome. Quando dois produtos respondem pelo mesmo código, ou quando só um cadastro inativo responde, a importação para e pede o vínculo em vez de escolher sozinha. O preço de venda que você definiu fica de pé: entra o custo novo e o sistema recalcula a margem em cima dele.
As duplicatas da nota viram as parcelas do contas a pagar, e a importação não fecha enquanto faltar plano de contas, nome da conta ou uma parcela válida. A chave de acesso barra a nota que já entrou uma vez, e nota cancelada não entra. Desfazer devolve o estoque, apaga as parcelas em aberto e mantém as pagas.
Antes de gravar, a tela de conferência mostra quantos produtos são novos, quantos entraram vinculados e o lucro médio da nota; o NCM e o CEST seguem para a configuração fiscal do produto. Na nota que veio das Notas recebidas, gravar a entrada também confirma a operação na SEFAZ. O estoque está em Estoque e o contas a pagar, em Financeiro.
Perguntas frequentes
- Qual a diferença entre o DANFE e o XML da nota?
- O DANFE é o papel que o entregador deixa, uma representação impressa da nota. A nota mesma é o XML: nele estão o item, a quantidade, o custo, o código de barras, o NCM e, na compra a prazo, cada parcela com valor e vencimento.
- Como conseguir o XML da nota do fornecedor?
- Pela SEFAZ, sem depender do fornecedor: toda NF-e emitida contra o CNPJ da loja fica disponível para ela como destinatária. No Pegasus, essas notas aparecem em Notas recebidas, que vem no Max e, no Essencial e no Gestão, com a NFC-e ou a NFS-e contratada à parte. Você dá ciência nos primeiros 10 dias ou confirma a compra depois deles, e a entrada sai lida do XML. Sem a caixa de Notas recebidas, ponha um e-mail só para notas no seu cadastro no distribuidor, que a maioria dos emissores manda o XML sozinha por ali.
- O custo do produto é o valor unitário da nota?
- Não. Sobre o valor da linha entram o ICMS-ST, o IPI, o frete, o seguro e as outras despesas, e sai o desconto. Quem copia só o valor unitário registra um custo menor do que a loja pagou e monta o preço de venda em cima dele.
- A carta de correção conserta erro de quantidade?
- Não. Ela corrige descrição e dado cadastral, mas não muda valor, quantidade, data de emissão nem o CNPJ das partes. Erro nesses campos vira devolução.
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